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Infuse Artificial Intelligence throughout the sales process to:

● Enhance information on each opportunity
● Use enhanced information to qualify/disqualify sooner
● Insure Sales Process Consistency
● Validate the Sales Pipeline
● More Accurate Forecasts
● Focus on the Opportunities with the Highest Likelihood 

of Closing

● Win more opportunities

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Frame the problem using SiriusDecisions Relative Productivity Framework

Sales Activity Study Results

Sales Forecasting engagement and accuracy- Then and Now

Sirius Action - based on SiriusDecisions 2019 Planning Assumptions

The Administrative Burdens of Sales Reps

AI Applied

AI to free Sales Rep Administrative Burden

Use of Mobile

AI Health Score

AI capturing all the information available on opportunities

AI Supporting the sales forecast

AI Recommending Stage Movement and Tracking Changes

Getting Started

Agenda

Robert Muñoz

Research Director, Sales Operations 

Strategies

SiriusDecisions

Jim Eberlin

Chief Executive Officer

TopOPPS

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Speakers


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SiriusDecisions Relative Productivity Framework

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The first half of this guidebook is based on a sales activity assessment and time productivity study on sales 
reps, inside sales reps, sales development reps and sales managers conducted by Sirius Decisions.  Its 
objective is  to understand the real issues impacting the sales group’s daily activities and the root causes 
when time is used inefficiently and limiting their effectiveness.  

Displayed below is Sirius Decisions’ relative productivity framework for sales.  It is a way to organize, think 
about and categorize the activities performed by the sales function.   To maximize sales the objective is to 
maximize the upper right quadrant which is direct engagement with the customer.  It can be thought of as 
direct selling time.

T

his is a composite view across all sales roles.  The numbers in each quadrant assume a 50+ hour work 

week.  The key quadrant to maximize is core selling direct engagement.  On average sales only spends 13 
hours in this activity and another 18 hours per week in core selling internal activities.  

The diagram below on the left is a breakout of four key sales roles and the average amount of time being 
spent using the same time categories from the Relative Productivity Framework. 

The actual study breaks these activities down into 50 sub categories and then aggregates those 50 sub 
categories that define their time.  These are organized into the top five areas of improvement defined by 
the  respondents  to  the  survey  as  shown  below  on  the  right.    These  are  universal  areas  associated  with 
processes to support the sales process.  

Next we peel back the onion to see where AI can have the biggest impact.

The upper right quadrant is still core 
selling, but it is internally focused on 
things such as:

qualifying opportunities

doing proposals

strategizing the opportunity

deciding next steps

Emails

prep for direct engagement

The  bottom  row  is  non-core  selling 
activities and may not be advancing 
the  sales  opportunity  forward.    It 
could  include  activities  such  as:  
admin  time;  internal  meetings;  
service  related;  internal  company 
logistics.


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Sales Activity Study Results

The  diagram  below  shows  the  top  five  areas  out  of  the  50  sub  categories  of  the  time  study  that  can  be 
impacted by artificial intelligence.   This is not all inclusive but represents the key areas.  The percentages 
range  from  fifteen  to  thirty  percent  and  represent  the  top  areas  for  improving  their  time  and  these  are 
correlated across 1000’s of sales roles that have been part of the study.

The question becomes “what specific tasks can AI help with in these top five areas identified?”

The  following  breaks  down  those  tasks  and  areas  across  Core  Selling:  Direct  Engagement  and  Core 
Selling: Indirect Engagement.

Core Selling: Direct Engagement

Artificial intelligence and automation embedded in sales planning/sales force 
automation  solutions  can:  simplify  activity  management;    eliminate  the 
manual tracking and reporting of sales activities such as emails, phone calls, 
face to face meetings and web conferences in the CRM solutions.  It can also   
coordinate  future  actions  with  the  account;  and  provide  more  prescriptive 
guidance  into  those  direct  selling  activities  that  have  shown  over  time  to 
promote “close-won” deals.  

In summary, AI can help optimize the 20% - 30% of the time spent 

in the week direct selling

AI can optimize core selling: direct engagement time by prioritizing engagements with the right customers 
that  will  close  this  quarter,  optimize  tasks  and  meetings  schedules  and  assist  the  sales  professionals  in 
doing the activities that provide better experience with to customer.


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Sales Activity Study Results

AI can help optimize the 10% - 20% of the week spent in 

internal sales preparation.

AI is also instrumental in Sales Manager coaching of sales reps.  The activity time study found successful 
sales organizations have a regular weekly cadence of Sales Manager-Sales Rep coaching sessions.  AI 
can  streamlining  the  collection  and  tracking  of  deal  information  so  sales  managers  don’t  have  to  waste 
sales rep time understanding details of the the opportunity.     

A second AI benefit as it relates to coaching is an unbiased analysis of the opportunity.  Sales reps come 
with a number of biases, sometimes we refer to them as “sandbaggers” or “happy ears”.  AI provides an 
unbiased view of the opportunity, and its likelihood of closing.  

Core Selling: Internal

AI can optimize Core Selling: Internal by further qualifying opportunities and 
prescribing the next actions to be taken based on insights from history.  It can  
focus  sales  attention  on  the  right  deals  by  calculating  an  opportunity  health 
score and opportunity momentum.  

We have just reviewed how AI can support and reduce effort around Core Selling: both Direct Engagement 
and Internal.  The mission of sales operations is to ensure that quota carriers are armed with the process, 
information, support and tools that enable them to operate efficiently.  It is a balance between efficiency 
and effectiveness.  While much of what we described above is or could be done manually, it would take 
time away from the direct selling process. 


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Sales Forecasting Engagement and Accuracy - Then and Now

The diagram below defines the dimensionality of the buyer journey.  Reading it from left to right it highlights 
the different steps the buyer goes through to be able to make a purchase decision.  All of these activities 
need to occur and there are assets in terms of white papers, documents, webinars, customer testimonials 
that are required to move each of these steps forward.  Till now all of these steps happened manually.  

While  “in  theory”  we  have  CRM  as  a  repository  for  all  this  information,  it  is  typically  not  updated  by  the 
sales  reps.    A  primary  reason  for  this  is  “they  get  nothing  out  of  updating  CRM”.    It  is  for  the  sales 
manager.  AI captures information and updates the CRM as part of the natural sales process and applies 
AI to understand when to advance the opportunity to the next stage..  It doesn’t increase the required effort 
of the sales rep.  

To  further  highlight  the  need  for  AI  for  Sales,  the  diagram  below  shows  additional  results  from  the 
research:

Only 32% of the sales team is highly engaged with their CRM solution

Only 17% of sales teams can achieve a sales forecast accuracy of +/- 5% 90 days out

Only 20% of sales teams can achieve a sales forecast accuracy of +/- 5% 60 days out

Only 29% of sales teams can achieve a sales forecast accuracy of +/- 5% 30 days out

While this may not be surprising, it should be concerning.  

AI  can  help  turn  these  numbers  around  and  increase  sales.    To  achieve  even  these  numbers  above 
requires  a  tradeoff  between  high  paying  sale  resources  spending  a  good  portion  of  their  time  updating 
CRM to have a good level of accuracy to base the forecast vs focusing on more time selling


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Sirius Action

The following diagram highlights key action items for companies to take this year.  It is based on “Sirius 
Decisions 2019 Planning Assumptions”.  It is put together each year based on both research and trends in 
the  marketplace.    Its  objective  is  to  make  sales  team  more  successful  and  take  advantage  of  new 
capabilities in the market.

The diagram below highlights those that are relevant as it relates to AI for sales.

The first and third items highlight AI functionality that should be embraced in the short term:

AI to gather information automatically and free up sales rep time

AI to support the forecast, coaching and activity capture.

The second and fifth items are internal discussions that must be mitigated.
The fourth item is a warning.

In Summary

 the diagram on the left provides a checklist of the areas where 

artificial  intelligence  can  streamline  the  sales  process  and  free  up  sales  rep 
time based on our time activity study of the sales process.


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3 Tenets to Relieve Administrative Burdens of Sales Reps

This section starts the second half of this guidebook and focuses on use cases and examples on how AI 
can be applied to the sales process.

The diagram below provides an additional perspective on the categories to streamline sales efficiencies.
All of these items come under the category of reducing the administrative burden of sales reps, but some 
more directly reduce sales effort and others make sales run more efficiently.

Accurate  Information  and  Qualification  works  directly  to  reduce  sales  team  effort  by  automating  the 
collection of sales rep/prospect interactions.  It does this by working where the sales rep works, in email, 
calendar and on mobile devices to collect information about all interactions.  It works so the data collection 
is a byproduct of what the sales rep already does.  

Sales process consistency works to make the sales process run more efficiently.  It does this by analyzing 
the sales process of past closed-won and closed-lost opportunities to understand and categorize the types 
of  actions  and  the  timing  of  those  actions  to  support  a  successful.    It  can  also  create  efficiency  by 
understanding the timing of different buyer team members entering the sales process and recommending 
whom should be contacted and involved at every step.

Updating and Validating works to make the sales process run more efficiently and reduce the sales team 
effort.    By  having  all  the  prospect  information  up  to  date  and  understanding  the  sales  process,  the  AI 
engine can:

Make recommendations on the next course of action

Alert the sales rep when actions are required on an account or when the opportunity is going dark

Recommend the appropriate sales stage to place the opportunity in

Calculate a sales forecast 


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AI Applied - To Free Sales Rep Administrative Burden

The  first  step  to  relieve  sales  rep  administration  burden  is  to  start  automatically  collecting  all  prospect 
interactions  via  email,  calendar,  face  to  face  meetings  and  web  presentations.    The  first  two  can  be 
automatically collected via an email connector that automatically collects all email and meeting content and 
stores it against the opportunity for analysis and review.  

The  screen  on  the  right  shows  an 
example 

of 

collecting 

email 

information via an add-in for email.
The picture below shows an enlarged 
version  of  the  customer  email 
response.    The  email  add-in  under- 
stands all the open opportunities and 
matches  the  contact  and  email 
domains  against  those  in  the  sales 
rep  email  account  and  captures  their 
content, applies AI sentiment analysis 
and  ranks  them  updates  the 
opportunity  health  score.    At  the 
same  time,  the  email  integration 
identifies  additional  potential  buyer 
team members on the email  and can 
add them to the opportunity.  

The same process for email  also works for calendar items.  

Beyond email and calendar data collection, the email add-in allows the sales 
rep  to  perform  90%  of  what  they  normally  do  in  their  CRM  application, 
through the email/calendar interface.  The picture on the right highlights the 
popup that opens and allows the sales rep to update opportunity attributes 
and content. 

The email and calendar interface work well for all electronic interactions, but 
for phone calls, face to face meetings and web meetings a different method 
is required.

To continue the theme of working were the sales rep works and not require 
them to sign in to CRM, AI for Sales - Mobile Interface can be used.

The next section describes how customers are using mobile to standardize 
processes.


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Use Mobile to Standardize Processes

To extend the data collection of sales interactions beyond email and calendar and to continue to work in an 
interface  commonly  used  by  the  sales  team  requires  a  mobile  interface.    There  are  two  series  of 
interactions required through the mobile interface.  

Our first series of three screens depicts the interfaces used to update a specific opportunity within a mobile 
interface.    The  first  screen  on  the  left  is  the  standard  dashboard  screen.    From  here  the  user  would 
navigate to the pipeline tile screen (middle) and then have the ability to dictate a check-in, summary of a 
meeting or phone call or update any of the opportunity attributes.

The  second  series  of  three  screens  [below]  depicts  the  interface  used  when  a  sales  rep  wants  to 
understand  all  their  alerts  across  all  of  their  opportunities  that  need  action  and  can  take  the  appropriate 
action from within the mobile interface. 


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AI Applied - AI Health Score

There are two key results from all the additional data collection of interactions with the opportunity.

The first result is AI analyzes all the interactions and maintains an opportunity health score.  The health 
score helps the sales rep and sales management focus on those opportunities most likely to close, make 
sure  all  promising  opportunities  do  not  slip  through  the  cracks  and  make  sure  all  the  activities  with  the 
prospect are appropriate for the stage the prospect is in.

The health score is a composite score that focuses on activity across three dimensions:

Sales  stage  as  defined  in  the  CRM  system.    The  AI  engine  also  recommends  when  sales  stage 
should be advanced or sent back a level.

Ideal  customer  profile  perspective  rates  the  opportunity  on  how  well  it  fits  within  the  companies 
ideal customer characteristics.

The opportunity momentum, this scores and weights the interaction with the prospect, typically with 
a built in depreciation algorithm over time.  That supports the timeliness of prospect interactions.


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AI Applied - Capturing All the Information On An Opportunity

The second result first from all the additional data collection of interactions with the opportunity is when you 
view the opportunity, you can see all the interactions and better judge the status of the opportunity.  

The  first  screen  below  shows  a  typical  sales  pipeline  tile  of  an  opportunity  and  different  information 
available like “Health Over Time”, “Contacts”, “Chatter”, etc.  

The  screen  below  shows  additional  content  available  on  the  opportunity  including  all  interactions  and 
scheduled  meetings  as  well  as  health  score.    It  also  allows  the  user  to  drill  down  to  detail  email  and 
meeting content.


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AI Applied - AI Supporting The Sales Forecast

The screen below shows how the AI calculated sales forecast is provided as a reference to the other sales 
forecasts available.  In this example we are looking at the sales forecast of William Burris’s team.  

The AI forecast is in the first column.  This is calculated base on past sales patterns by sales stage.  Next 
to that is the sales rep’s “self reporting” number, i.e. what the sales rep thinks they can do.  

The sales manager also has the ability to override the sales rep forecast in a separate column.  Next to 
that is the quota column, what has been won, the total size of the entire category pipeline and the total size 
of the entire stage pipeline.  

Reference to all of these columns helps the sales manager determine what they chose to report to upper 
management.

The AI generated forecast in the first column provides an unbiased forecast based on past sales patterns.  

In the case of Cameron Vaughn the forecast predicts she is going to do $472,270 in sales, although her 
self  reporting  number  and  sales  manager  number  are  both  $300,000.    A  VP  of  Sales  may  interpret 
Cameron  and  the  sales  manager  are  sandbagging  a  bit  since  the  quota  is  only  $300,000  or  they  may 
decide they have another $172,270 as a cushion.  

Darcy  Haiford  is  probably  in  trouble,  the  unbiased  AI  forecast  is  only  178,880  while  the  quota  and  self 
reporting  numbers  are  $200,000.    Her  staged  pipeline  is  $585,000,  maybe  most  of  those  are  new 
opportunities.    In  any  event  a  coaching  session  may  be  required  to  insure  the  $200,000  is  solid  for  the 
quarter.

Beyond AI just producing “A” forecast, it is important to always measure what has changed from period to 
period in the sale pipeline.


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AI Applied - Recommending Stage Movement & Tracking Changes

The screen below allows the user to analyze what has changed from a prior point in time, from the sales 
forecast screen.

What  has  changed  is  made  up  of  both  things  that  have  changed  for  the  positive  and  opportunities  that 
have changed for the negative.

In the example below we have two opportunities that have advanced to “Best Case”.

We have one opportunity that had a discount of $100,000 for a negative impact.  

Some of the other nuances on this screen is any blue values are drillable, so you could click on the number 
of  deals  moving  up  and  see  which  opportunities  they  were  and  then  drill  down  to  all  the  supporting 
information, including email content.


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Getting Started

Page  7  of  this  guidebook  calls  out  Sirius  Action.    These  are  recommended  next  steps  to  take 
based  Sirius  Decisions  2019  Planning  assumptions  compiled  from  fact  based  research  and 
marketing  insights.    This  guide  uncovers  key  trends  that  will  help  sales  operations  and  sales 
leaders capitalize on opportunities and guide their planning efforts for the next year.

The Sirius Action is a call to action around AI for Sales and includes stopping debate around the 
need for AI-enabled forecasting and move to evaluating AI Solutions.

To help the evaluation process TopOPPS is offering a 3 step free trial of their software.

15 Minute Install - Our free trial starts with 15 minutes of your CRM* Administrator’s 

time to connect TopOPPS to your CRM.  Once connected our AI engine will analyze past 

sales patterns to apply to open opportunities.  We will use your current CRM sales stages 

and you will have a highly graphic view of your current pipeline.

Train on Best Practices - Once your CRM is connected our customer success team will 

conduct a series of 5 - 7 one hour meetings.  The first couple of meetings are hands on 

configuration meeting working with Sales Operations, your CRM Admin, and VP of Sales to 

validate your configuration.  Our team does the initial configuration.  The remaining 

meetings are training meetings to your sales reps and sales operations.

See Returns in 30 Days - Once the system is configured and sales team trained you will 

start to feel the sales productivity gains, focus on the right sales process, higher pipeline 

visibility and accuracy and higher revenue certainty.

Expert Webinar:

A Structured Approach to Driving Holistic, Predictable Revenue

Hear from guest speaker Steve Silver, VP, Research Director, Sales Operations Strategies at Forester/SiriusDecisions discuss:

  • Top 3 challenges to deliver an accurate sales forecast
  • An example of a well structured sales management process
  •  Building blocks and advanced capabilities that support an accurate sales forecast

Expert Webinar:

How Sales Success Comes from Customer Success

Here from guest speaker Dana Therrien, Practice Director, Sales Operations Strategies at SiriusDecisions discuss:

  • How world-class organizations measure and align the sales process from lead to customer.
  • The SiriusDecisions Sales Intelligence Model which prescribes insights and metrics required to continuously inform sales organizations through planning and execution.

Expert Webinar:

Driving AI-Enabled Sales Productivity

 

Hear from guest speaker Robert Munoz, Research Director, Sales Operations Strategies at Forester/SiriusDecisions to learn how artificial intelligence is taking the pain out of the sales process, not just by predictive forecasts but by improving sales productivity with AI assisted capabilities to help you the data and opportunities up-to-date.